《别告诉我你懂PPT》摘要 #82
Description
让你的 PPT 讲故事
抓住眼球的雷人主标题
标题 = 震撼力
好的标题应该是“镖题”，有创意的名字可以立即博人眼球，例如《High 5》，简单清楚又表明有5个方案，表达出团队合作和成功的喜悦。再例如《Burn the midnight Oil》，是有关于油的项目，也体现出来团队加班加点的辛苦。
三步起一个精妙的主标题
- 列出客观关键词：动词，形容词，副词，数量词，名词
- 提炼主观关键词：指这个项目背后，项目组成员体现的精神、克服的困难、表达的情绪，表达出工作背后的“软成果”
- 把主观关键词“嫁”给客观关键词
| 词性 | 客观关键词 | 联想 |
|---|---|---|
| 动词 | 选择 | 不选最贵只选最好 |
| 形容词、副词 | 最终 | 已终未始 |
| 数词、量词 | 5个 | High 5 |
| 名词 | 洗衣粉、配方 | 洗刷刷全靠它 |
使用双关，言在此而意在彼，此和彼在这里就是客观关键词和主观关键词，例如“Happy 牛 year”，"OIC -> Oh, I see"，摩尔香烟“Ask for More”。
Tip: 客观、主观关键词结合后，千万别忘了反过来想想，题目风格是否合适用在当前PPT中，场合、听众对象以及情绪表达是否恰当。
职场感悟：世界上没有失败的项目，把“失败的项目”变个节奏，不但演奏者心情变了，听到音乐的人心情也跟着变了。
双关联想法
- 偷梁换柱：把一个词里的一部分用我们想要的关键词来替换（换一个谐音字，或者换一个同音字），例如One Wash, One Dream（一次洗涤，一个梦想）
- 通过时间来双关：把表示时间或者具有时代感的词语拿来套用，拉近与听众的距离，增强感染力，例如Merry Xmas and Healthy New Year（下年关于健康食品的研发计划）; 恭喜发财，“报表”拿来; 春江水暖“股”先知; “销售部”里说丰年（年底销售汇总）
- 通过缩写变换：缩写尽量用简单的词，这个简单的单词和句子之一要表达主观关键词，而另一个要表达出客观关键词，例如 RISE(Refreshed Innovation Cuts Edge) 使用动画在鼠标点击的时候像巨幕拉开一样
- 通过字形变化：OMO（奥妙） -> WOW, OMO
- 通过成语来双关：置换成语的字，常间于广告，例如步步为“赢”，Like White on Rice（像米上的白色，也是紧密的意思，表达了团队精神）
找到一个精妙标题的路径
多积累、勤思考，精妙标题不请自来
多看书名、电影名、唱片名设置是网络流行语、广告语，思考这些标题为什么能够吸人眼球，多进行brainstorm，积累多了就自然而然了。例如使用Live Free or Die Hard（虎胆龙威，表达悲壮的气氛），不见不散（粒子对撞试验）
- XX总动员
- 我和XX有个约会
- 今天你XX了吗
- XX一箩筐
- 我的XX我做主
× 做的不是XX，是寂寞
巧用搜索引擎
在搜索栏中输入客观关键词和“成语”这个词，例如google就是 oil 和 idiom，再根据自己的实际项目情况筛选赋予意义。两个好用的英语在线成语词典：thefreedictionary，usingenglish，都可以按关键词查找。
职场感悟：带团队的时候，注意分配任务的时候强调细节，并寻求对方的反馈，确认是否交代清楚，让自己承担团队的责任。出问题也要用于承担责任
用副标题点破窗户纸
清晰副标题的必要性
主标题只是隐藏了客观关键词，副标题是主标题的一个呼应、补充和平衡。主标题要生动、形象、概括力强，那么副标题要明确清楚、一目了然，怎么明白怎么来，副标题要包含尽量多的客观关键词。
| 主标题 | 副标题 |
|---|---|
| High 5 | 某洗衣粉最终配方的筛选 |
| Merry Xmas and Healthy New Year | 百事食品亚太区XXX年度健康视频开发计划 |
| WOW, OMO | 奥妙新配方的测试报告 |
| 不见不散 | 某对撞机的实验报告 |
清晰副标题的要点
- 加强针对性：把目标的范围缩小，尽可能精确的表达内容，并指出PPT的目标听众，找准靶子，让听众对号入座
- 明确的时间段：如果报告有时间方面的内容，最好也在副标题中体现
- 定义内容的性质：性质不同，风格也迥然不同，要考虑说什么，怎么说，不但要考虑表达自己的观点，更重要是 展示公司的形象
不简单的简单完整句
简单完整句其实不简单
PPT里面要有完整的观点，让人能够看得明白，短语的信息基本为零，完整句一目了然。
| 短语 | 完整句 |
|---|---|
| 项目背景 | 项目得到了集团总公司的大力支持 |
| 项目计划 | 项目计划制定得仔细周到 |
| 项目实施 | 项目实施得到了各方面的支持 |
| 项目进展 | 项目中收获酸甜苦辣 |
| 项目收尾 | 项目圆满完成 |
职场感悟：每次汇报工作用1页纸和10分钟，纸上用简单句列举项目的进展、下一步的计划以及遇到的问题，同时列出列有和希望老板知道的部分，每一部分都用不同的颜色标出是顺利进行还是遇到阻力、面临风险。
完整你的简单句
不要迷恋KISS原则，重要的信息的传递，明确表达出你的观点。
- 句子结构完整：一个句子有一个谓语，例如 project management -> manage project
- 观点明确：句子中不仅要陈述事实还要表达观点。一个句子中要有形容词或者副词来表明态度，不怕错就怕模糊，例如 rehearsal -> importance of rehearsal -> Rehearsal is important ->Rehearsal is very important -> Rehearsal is very important to build up confidence
职场感悟：You must have your point of view. Otherwise, you can only be a good technician. 屁股决定脑袋，向老板勇敢说出自己的看法就是让他看到你屁股的高度，明确的观点也有助于让老板给出明确的答复。Bad workers always blames tools.
骨灰级的PPT结构------总分总
第一个总：概述
使用概述（contents）或者议程（agenda），分条写，每一条都要用简单完整句，最好的效果是让听众1分钟内把握真个PPT的内容。如果是使用提问的方式写概要要注意下面亮点
- 要一问到底，保持统一：所有的观点都用问题的方式提出，同时要在每一部分的开始或者结束时，给出一个明确的解答
- 注意场合：提问这种方式用在听众比较少的workshop和公司内部会议上比较好，可以引人入胜。如果重要的项目汇报，提问打方式就是弄巧成拙
职场感悟：要时刻保持自己看到 big picture，作为项目经理或者部分经理，要告诉团队伟大的项目到底是什么，它的前途如何光明，道路如何曲折，这样才能赢得士气。
把你的分论点制作成页标题
如果把概述比作脊梁，那么分论点就是构建骨架的肋骨。把章节信息和本页观点有机结合起来，让章节的信息来统一结构，让页标题表达观点，使用双重标题的形式，也就是要起一个简短的章节标题，再用一句简单完整句来总结这一页的观点。一动一静，动的是整句话的观点，静的是这一章的标志，保持结构上的协调和统一。
第二个总：总结
总结是得到反馈的关键时刻，在总结时，主要要达到以下一个目的：
- 回顾内容（recap）：把前面的内容扼要地梳理一边，要格外强调观点，多用”首先“、”然后“、”接下来“等表示逻辑顺序的词
- 整理逻辑（logic）：要吧观点之间的联系给听众梳理出来，从而把之前灌输到听众脑子里的信息系统化、逻辑化，例如我们首先运用鱼骨法分析了项目的风险，评估了它们发生的可能性和一旦发生后果的严重性，接下来，基于上面的分时，我们选出了几个最主要的风险，做出了应急预案
- 提出最终的结论（conclusion）：明确的用一句话表明观点和立场
- 计划下一步工作（next step）:把汇报的东西落实转换在下一步的行动中
- 寻求反馈（feedback）：如果需要老板、队友的支持和其他部门信息的输入，就要在总结的时候提出问题并获得反馈
职场感悟：报上去的预算，用不同的颜色注明了哪些是固定价格改变不了的，哪些是我们自己的估值，而估值的依据和来源又是什么，同时还注明是保守估计还是乐观估计。这样老板即使把预算狠砍一刀也会有的放矢，关注估算值，以及数量级比较大的项目。
随手拈来的创意线索
魅力线索------被遗忘的法宝
有了线索的PPT可以让人过目不忘，例如北京奥运会开幕式上的那副巨大的画卷，作为主线贯穿了整个开幕式。通过形象的比喻来对比两种灵活性（芭比娃娃和弹力女超人），抉择的过程就像让父母决定购买哪种娃娃的过程。
- 容易理解，且这种理解是大家默认的共识：特征非常突出，约定俗称。降低理解的难度而不是提高，增强趣味性。考虑听众的背景，如果需要超过1分钟介绍线索就说明选错了
- 线索给PPT足够的拓展空间：就像一个比较大的舞台能够承载，这个线索可以承载整个PPT的内容。对于PPT主线的选择，也要考虑这个平台是否能够让内容结构更合理，表达更充分
- 线索要能表现自己的特色：比如利用公司的主题色、logo以及logo的变形
线索就要这样挖
比喻法
把你不懂的东西堪称一种你熟悉的东西，找到他们的共同点，帮你认识新的东西。例如 H.O.T（Healthy Oil Team）通过google法抓准题目，再基于这个点拓展开来，跟项目的内容关联组织PPT的表现形式
一些线索的例子：
- 积木：用来强调基础和结构相互支撑、组合，可以用来说明项目中哪些是接触环节，哪些是在此基础上进一步开发的
- 多米诺：强调连锁反映，在分析造成一个事故的原因时可以表示一系列的连锁反应
- 拼图：强调部分和整体之间的关系。如果一个新产品由几个部分组成，比如包括产品、包装、价格、市场定位等部分
- F1：F1赛车手之所以能够驾驶赛车在赛道上驰骋，就是因为在他的身后有一个强有力的维修团队，表现团队合作
- 蝴蝶：蝴蝶的蜕变是自然界最美丽的神话之一。一个新产品的升级上市、一个员工到资深经理的历程可以用这个来诠释
- 三足鼎力：偌大美丽的铜鼎由3只坚实的足支撑，比如项目的三重约束时间、范围和资金
- 千手观音：很好体现出所做的各项工作和自己的众多长处
- 龙舟：强调步调一致和团队精神，也突出舵手的作用不能忽视，可以将团队如何服从命令听指挥、团结一致战胜竞争对手
吉祥物法
经典的动画形象已经深入人心，减少了心智理解的难度。这些小动物一方面串起故事的一个线索，另一方面有一些内容也可以用可爱的宠物语气来表达。快乐和幽默是大家都不排斥的，听众痛恨的是没有内容绣花枕头式的PPT。只要有了充实的内容，活泼新颖的形式只会锦上添花。例如通过《冰河世纪》中的小松鼠表达爱业、敬业、永不放弃追求的精神。
职场感悟：新人的建议逐步递进的三步是 1. 学习专业知识; 2. 分享信息; 3. 带领别人和你一起干。通过工作上的相互支持和信息的沟通，在需要帮助的时候得到有效的支持。
让你的模板与众不同
模板里的小细节与大学问
页面布局，功能来分类
模板主要分为页面布局（标题、内容等文本框在一页中所占的位置），背景，细节（字体，字号，配色）。页面布局从功能上分为5种：首页（显示题目和作者）、概述页（全局观）、章节页（篇幅长的PPT中间加过渡，引导听众到下一部分的内容）、内容页（使用简单完整句表达明确观点和听众最关心的内容）和结束页（致谢）。
首页尽显个人修养
- 大标题抓住听众眼球：生动活泼
- 副标题说明具体内容：清楚明确
- 一系列人名彰显团队精神：工作是谁做的，PPT是谁写的，最后口头陈述是谁做的。署名时还需要区分承担项目责任的轻重，甚至具体到谁是项目经历，谁是核心成员，谁是辅助成员等等。
- 及时修改日期和添加公司标志，表达对听众的尊重：修改成演讲的日期，添加公司的标志保护知识产权
- 添加保密级别保护商业机密：保护只是产权，严守商业机密，添加必要的保密级别，把PPT转成Pdf不可修改，删去核心机密的关键信息，加签保密协议
结构变活，要靠概述页和章节过度页
- 目录页标题或章节页标题：用最简练的话概括内容，提示听众进入下一部分
- 内容简介：用简单完整句吧整个PPT或者一章的各个分观点说清楚。
- 进程指示标志：过渡的地方通过动画或者高亮体现当前进度（背景色，进度条，高亮概述中的章节标题，列车，step组件）
- 时间分配：可选，在概要部分直接写出来
让内容页清晰完整
章节标志和本页观点
- 缩小标题的字号：20-28的字号
- 用图片代表主标题：在标题部分的右侧放背景剪影
核心内容
- 观点一定要单一：每页只说一个观点，并且信息量适中
- 各个要素一定要一致：1.字体、字号、颜色的一致; 2. 页边距一致; 3. 提示符一致; 4. 语言风格一致（可以使用CSS统一）
注释
PPT的内容引用到别人观点或者工作一定要注明出处，表达对原作者的尊敬，同时也是有据可查
页码
主要用于电话会议，说明白让大家看哪一页
结束页要表达一颗感恩的心
- 感谢支持者
- 感谢观众参与并引导观众提问
省心型模板简单不“撞衫”
给现成的模板做个整容小手术
技巧是为了内容服务的，调整布局的工作要先做。作为背景，主要有三大功能：分割页面布局、烘托内容主题和展现作者个性。
- 调整头和身体的比例，把标题所占的地方缩小到整个版面的 1/7
- 缩小标题的字号，用 24~32 字号
让模板有些新变化
先解剖一下模板，看看由哪些元素组成，体会别人模板的设计思路，通过改变配色和字体个性化。跨界使用颠覆性模板制造轰动，例如使用 goodle（套用google的搜索页面和结果页面，调整内容变为自己的内容）
让你的 PPT 3分钟能看懂
清晰表达你的信息
PPT清晰表达信息的三个层次
- 清晰可见
- 容易理解
- 体现个性
PPT清晰表达信息的三个原则
- 学会站在别人的鞋里想问题
- 别学周杰伦含糊不清
- 信息不能模棱两可
中规中矩使用字体字号
不同字体对号入座
使用笔画粗细一样的非艺术字，比如，雅黑、黑体、幼圆等
| 正文 | 标题 | 装饰 |
|---|---|---|
| 微软雅黑 | 魏碑 | 琥珀 |
| 黑体 | 行楷 | 彩云 |
| 幼圆 | 舒体 | |
| （宋体） | 隶书 | |
| （仿宋） | ||
| （楷体） |
英语则使用 Arial 和 Calibri
| 正文 | 标题 | 装饰 |
|---|---|---|
| Arial | Forte | Chiller |
| Calibri | Cooper black | Efackadder |
| Corbel | Arial black | |
| Time New Roman |
字体的混搭要混而不杂
把黑体和一般字体进行组合，个别地方可以使用手写体和打印体
字号的中庸原则
同样类型内容使用同样大小的字号
- 超大号：40
- 中等：中文 20
30 英文 1828 - 太小: 14~16
线条粗细有讲究
推荐的线条粗细是 2.25p
和谐不张扬的颜色搭配
色彩的哆来咪
- 180度的互补很扎眼
- 对比色关系：135度，适合文字和背景的色彩对比
- 临近色关系：90度，能够给人一种明显的感情特性
- 同类色关系：45度，用于底色来调整主题颜色
留心颜色的意义
看看《色彩心理学》
玩转 PPT 的 5 种武器
一般而言，PPT需要表达的内容可以归纳为7个C:
- Conclusion（结论）
- Comments（意见）:Pros & Cons 和 SWOT
- Count（数量）：填进表格或者做成图表
- Comparision（比较）：趋势图
- Course（过程）：step by step
- Creature（物品）：新产品的样子或者在系统中的位置
- Concept（概念）：抽象
与众不同的PPT文字风格
PPT行文就像课堂笔记
记录关键点，并且让关键点powerful
两个小窍门让文字更好用
- 备注栏客服简短词的缺点
- 突出关键字让完整句更好读
小心文字里的5宗罪
- 错别字
- 语法错误
- 缩写词
- 画蛇添足
- 复杂句型
横竖有理的表格表达
表格是PPT的天敌
表格的优势在于对比，这两种情况适合：绝对数字是关键信息，简单明了的分类信息
别把Excel原样贴过来
循规蹈矩地做表格
数量有单位，一行一列表达一种内容，表头没有编号，没有画线，单位缺失
表格不能过度图形化
讲述表格的4步套路
- 先说明表格的目的和名称：您现在看到的表X是一个关于XX的研究
- 介绍表头和单位：表中的行表示XX，单位是XX，列表示XX，单位是XX
- 介绍主要数字或内容：从表中我们可以看出XXX
- 给出主要结论：所以，根据这些数据，我认为XXX
表格里的变形金刚
Office中的smart art，快速表达一些逻辑关系
一目了然的趋势图
分清图中的”虚“和”实“
数据趋势只是表象，在关键节点自圆其说的解说让趋势图有意义
选对图的类型
- 火力要集中：每张图只说一个问题
- 别拽奇怪的火星图：专业不通用的图（三角图、雷达图、气泡图等）
- 选对基本图
| 图的种类 | 表达内容 | 应用举例 |
|---|---|---|
| 柱状图 | 比较数值 | 不同城市平均收入比较 |
| 饼状图 | 关注份额 | 市场份额 |
| 散点图 | 独立测试数值 | 科学测试（往往会添加拟合曲线） |
| 曲线图 | 趋势 | 销售额 |
跟着国画学画图
用简洁体现生动，用特征代表事物。中国画在构图里也强调留白和层次。注意落款和题诗。
关注细节
- 调整字号、字体、标志符的大小
- 调整线条粗细
- 修改颜色
- 考虑一致性原则
- 调整横、纵坐标的范围，使图的主要内容位于图的核心区域
- 适当运用一些形状来强调趋势图中的要点
讲述趋势图的6步
- 介绍这个图的目的和名称：您接下来看到的这幅图是XXX
- 介绍横、纵坐标及单位：它的横坐标是XXX，单位是XXX，纵坐标是XXX，单位是XXX
- 介绍图例：在这幅图里，黑色的圆圈代表XXX，红色的方块代表XXX
- 介绍趋势：我们可以看到，在过去的一年里，A的销售额的变化趋势是XXX，B的销售额的变化趋势是XXX
- 强调要点：这些变化中，峰值出现在XXX，而谷底出现在XXX
- 得出结论：据我们分析，这种变化趋势说明了XXX，那么我们下一步可以XXX
画龙必点睛的图片
一图值千言
能用图片的地方就不用文字。
图片分类有讲究
- 人像：表达对于伟人的尊重和怀念
- 漫画：对事物的变形和夸张，能够突出事物的特点，提高听众的兴趣、调节气氛
- 剪贴画：矢量图
- 摄影图片：要用自己独特的视角来表达更深刻的意义
- 相片：非专业人士拍摄，例如团队合照，或者生活剪影
- 壁纸、贺卡：模板的背景，主题突出，色彩亮丽
- 期刊封面：热点问题的权威
- 平面广告、电影海报：表达一些特别的感觉
图片是信息的好助手
- 可以形象化的东西不单是东西还可以是某种感情：幸福来敲门海报
- 配上图不是说全部图片化：每页都还是有完整简单句
- 点题和美观：图片的作用是烘托，要强调意境
- 提高听众的兴趣：最好是冷幽默，点到为止，强调简单明确和趣味性强
- 说明一些高深的问题和概念：解释抽象的技术概念
- 解释结论：在最终一句话结论之前的铺垫
让图片各就各位
- 图片要有的放矢
- 图片要大小合适
- 图片位置因作用而异
存在必精彩的动画
爱恨动画功能多
- 强调要点
- 展示过程
使用动画有讲究
- 选择合适的动画类型：出现、消失和移动
- 选择如何排列
Tip: 什么时候用翻页，章节之间的过渡，插入说明或故事
大胆 show 出 PPT
良好的开场白是成功演讲的一半
小变化让开场白更精彩
先卖个关子，介绍题目，然后再自我介绍
开场白有诀窍
- 提问下套法：用问题引发大家的思考，然后引出主题
- 挖坑灌水法：开场的时用一定的方法让观众摸不着头脑
- 套近乎法：拉近跟听众的距离感
- 双关法：参考标题的方法
- 笑话法：多听一些相声
- 感谢法：真诚表达感激，打心眼里说出来
虎头更虎尾的完美结束
拥抱各种问题
- 压住问题的技巧：不给观众提问题的时间（说因为时间关系blabla）
- 拖延时间的技巧：先那话垫上，给自己思考的时间（先说 Good question）
- 咨询研究法：就是跟人家说不知道，后面回复
回答问题别玩外交辞令
要么不答，要答就正面回答，严谨对待
职场感悟：做正确的事，正确地做事，立即做。应该把精力更多凡在回答我们不能回答的问题上，而不是花时间研究低级的生存技巧。
让紧张情绪见鬼去吧
消除紧张不能单靠小窍门
紧张是外场和内心共鸣后的放大。如果外部紧张，但你自己心静如水，也不会紧张。如果改变不了外部环境，就要把心放大，让它去包容。突破自己的心理舒适区，拓展自己的边界。
最好的办法是适应舞台
如果有机会，在正式开始前站在讲台上，好好感受那个气场。